Get Adobe Flash player

التوقيت الان

احوال الطقس

ERP

منظومة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

 

تكلمنا سابقا عن منظومة تخطيط الموارد (ERP) بشكل عام وقمنا بتبيان أهم خصوصياتها وهي الترابط والتجانس والتكامل والإشتراك في قاعدة بيانات موحدة هذا بالإضافة إلي خاصية أخري مهمة جدا في هذه المنظومة وهي إمكانية تطويرها وتعديلها بسهولة دون الحاجة لإعادة بنائها بالكامل، أيضا كنا قد بينا أن غياب هذه المنظومة عن أي مؤسسة أو شركة بها الآف الموظفين وتتعامل مع الاف الموردين سيصعب عليها بلا شك القيام بأعمالها بفعالية وذلك لعسر حصولها على المعلومات المالية والإدارية المتعلقة بأعمالها وتعاملاتها  في الوقت المناسب وللشخص المناسب. فعلى سبيل المثال تخيل حجم وصعوبة العمل المطلوب إنجازه في شركة الواحة للنفط لمعرفة  تكلفة إنتاج برميل النفط من خلال حساب مصاريف المخازن والصيانة الدورية للحقول والأبار والمشتريات اليومية للشركة والكثير من المصاريف الأخرى. إن ذلك لن يتحقق إلا بنظام مالي وإداري متجانس وحصين قادر علي تقديم تقارير تحليلية  دقيقة علي جميع المستويات مما سيؤدي إلي تلاشي عامل الخطاء او التلاعب أوالقصور...

هذا المقال هو عبارة عن شرح مبسط جدا عن تطبيقات (أو برامج) الأوراكل (ERP) الإحدي والعشرون التي تتكون منها منظومة (ERP) الخاصة بشركة الواحة للنفط والتي تقوم بتنفيذها حاليا شركة أوراكل صاحبة هذه التطبيقات وسنحاول بإختصار ذكر الأهداف الرئيسة من كل تطبيق وما يقدمه من خدمات للمستخدم وللشركة.

    إن تطبيقات منظومة الأوراكل (ERP) الإحدي وعشرون الخاصة بشركة الواحة للنفط ستقوم بإتمام الأعمال والإجراءات الخاصة بكل من إدارة المالية وإدارة المواد وإدارة الموارد البشرية وإدارة التدريب بالإضافة إلي تطبيق واحد خاص بإدارة المشاريع (أي جعلها تتم أليا عن طريق الحاسوب) و فيما يلي عرض مختصر لهذه التطبيقات:

1)    تطبيق المرتبات(Payroll) : وهو تطبيق لتنفيذ الإجراءات المالية (لكل مستخدم بالشركة)  ويشمل جميع الإجراءات المتعلقة بعناصر كل مرتب شهري من علاوات واستقطاعات وحساب للضرائب السائدة والخصومات الشخصية و المكافأت والسلف إلي غير ذلك. كما يقوم هذا التطبيق بإعداد كشوفات المصارف والضرائب والضمان الاجتماعي وإدخال أي تعديلات تطرأ على المرتب سواء على مستخدم واحد أو مجموعة مستخدمين أوعلى الكل وهذا التطبيق سيضمن سرعة ودقة وإمكانية المراجعة والتصحيح للمرتبات.

2)    تطبيق الموارد البشرية(HR) : وهو تطبيق يٌعنى بإتمام جميع الإجراءات الإدارية الخاصة بالمستخدم وإنجازها بشكل ألي يضمن سرعة ودقة إتمام هذه الإجراءات مثل بيانات التوظيف والترقيات والتقييم السنوي والإجازات والعديد من الإجراءات الأخرى الخاصة بالمستخدم.

3)    تطبيق الخدمات الذاتية  (SSHR): وهو تطبيق يسمح لجميع مستخدمي شركة الواحة للنفط بالولوج لمنظومة (ERP) الخاصة بالشركة عبر أجهزة الحاسوب الخاصة بهم بعد منحهم حساب شخصي وكلمة مرور للإطلاع وإتمام اجراءاتهم الخاصة مثل طلب سلفة أو إسترجاع نفقات العلاج أو طلب إجازة سنوية أو الإطلاع على التاريخ التدريبي الخاص بهم أو الإطلاع على قسيمة دفع الراتب ... إلخ.

4)    تطبيق إدارة الحضور اليومي (OTL): وهو تطبيق خاص بإعداد تقرير الحضور الشهري للمستخدم بطريقة ألية حيث سيتم من خلال هذا التطبيق بيان حالة دوام المستخدم بصفة يومية دقيقة من حضور أو غياب أو إجازة إلي غير ذلك وسيمكن هذا التطبيق مستخدمي الشركة من العودة والاطلاع على حالة الدوام في أي وقت ولأي فترة زمنية سابقة.

5)    تطبيق إدارة عملية التدريب والتطوير (OLM): وهو عبارة عن تطبيق تدار من خلاله كافة إجراءات إدارة التدريب والتطوير بشقيها المحلي والخارجي حيث تستطيع كل إدارة إستلام كافة متطلبات الترشيح للدورات التدريبية والسماح بإدراج مرشحيها للبرامج التدريبية خلال إعداد الخطة التدريبية السنوية ومتابعة سير العملية التدريبية،كما سيمكن هذا التطبيق المعنيين من الإطلاع على التاريخ التدريبي الموثوق لمستخدمي الشركة.

 

6)    تطبيق جرد المخازن (Inventory): وهو من التطبيقات الرئيسية لإدارة المواد حيث يهتم بكل العمليات الخاصة بالبنود المسجلة في مخازن شركة الواحة للنفط من حيث إمكانية البحث والإستعلام عن الرصيد ونقطة اعادة الطلب و الإستلام و الصرف و الجرد وأيضا إعطاء جميع أنواع التقارير اللازمة مثل تقرير تحليل إستهلاك البند خلال فترة معينة.

7)    تطبيق المشتريات  (Purchasing): يعتبر هذا التطبيق من ضمن التطبيقات الرئيسية لإدارة المواد ويهتم بتغطية مراحل الشراء من إعداد طلبيات الشراء و تحليل العروض وإصدار أوامر الشراء ومتابعة التسليم وكل الأمور الخاصة بالموردين من تسجيل و إعداد قائمة الموردين المعتمدين لكل مادة أوخدمة تقوم شركة الواحة للنفط بشرائها.

8)    تطبيق إجراء العطاءات  (Sourcing): وهو تطبيق يدير بشكل دقيق ولحظي جميع مراحل إعداد العطاءات من تشكيل اللجان الفنية والمالية وفتح العروض وكذلك تحليل العروض بطريقة ألية والمساعدة علي إصدار قرارات الترسية.

9)    تطبيق إعداد العقود  (Contracts): وهو تطبيق خاص ببناء شروط وبنود العقود بطريقة ألية من خلال قوالب معتمدة معدة سلفا في المنظومة من قبل شركة الواحة للنفط.

10)  تطبيق المشتريات "الذاتي" (I-Procurement) وهو عبارة عن أداة من خلالها يمكن لجميع مستخدمي شركة الواحة للنفط طلب المواد والخدمات ومتابعتها ومن ثم إستلامها و طريقة عمل هذا التطبيق شبيهة لدرجة ما بطريقة عمل مواقع المتاجر الإلكترونية مثل الأمازون و  .e-Pay

11)  تطبيق المورديين "الذاتي"  (I-Supplier):  هذه الأداة ستعطي شركة الواحة للنفط إمكانية الإتصال مباشرة وبطريقة موثقة وموثوقة مع أي مورد وفي إي مرحلة من طلب العروض إلى إستلامها.

12)     تطبيق نظام دفتر الأستاذ العام  (General Ledger): هذا التطبيق يعد أهم التطبيقات التي ستخدم عمليات الإدارة المالية لشركة الواحة للنفط حيث سيتم فيه متابعة وإجراء الإقفالات المالية للشركة و يعتبر هذا التطبيق الوعاء الأساسي الذي يحتوي علي الحسابات المحاسبية الرئيسية للشركة.

13)     تطبيق نظام المدفوعات (Accounts Payables): هذا التطبيق مسؤول عن جميع المدفوعات التي تقوم بها شركة الواحة للنفط من خلال حسابات دائنة ويعمل بفاعلية وتكامل مع التطبيقات المالية الأخرى مثل تطبيق تكاليف المشاريع وتطبيق الأصول التابثة والمشتريات .

14)  تطبيق نظام المقبوضات  (Account Receivable):هذا التطبيق يمثل الإطار الذي يتم فيه تحصيل كل  فواتير شركة الواحة للنفط و هذه الفواتير قد تكون مقابل إمدادات وقود أو تموين للمتعاقدين العاملين مع الشركة في الحقول أو مقابل تأجير خط أنابيب النفط لشركات الأخري المنتجة والقريبة حقولها من حقول شركة الواحة للنفط.

15)  تطبيق الأصول التابثة  (Fixed Assets): وهو تطبيق مالي يقوم بإدارة أصول شركة الواحة للنفط والتي هي جزء من قيمة رأسمال الشركة. عن طريق هذا التطبيق سيمكن للشركة تنفيذ مبدئ تناقص قيمة الأصل مع الزمن بما يعادل معامل الإستهلاك.

16)     تطبيق مراقبة حركة النقدية (Cash Management): وهو تطبيق للمالية الغرض منه إدارة ومتابعة حركة النقدية الخاص بالشركة.

17)  تطبيق متابعة تكاليف المشاريع  (Project Costing) : هو تطبيق يقوم بمتابعة نفقات وتكاليف المشاريع وتوثيق ذلك مباشرة علي الحسابات المتعلقة بذلك لغرض مراقبة الميزانية والمصروفات على مستوى المشروع.

 

18)     تطبيق إدارة المشاريع  (Project Management): هذا التطبيق خاص بمهندسي مشاريع شركة الواحة للنفط حيث سيمكنهم من إدارة مشاريعهم بطريقة فعالة حسب المعايير العالمية.

 

  منظومة تخطيط موارد المؤسسات والشركات (ERP)

فد يتسأل العديد منا كيف تقوم الشركات والمؤسسات المختلفة  ذات العدد الكبير من الإجراءات الإدارية المتنوعة والمتداخلة مثل شركات الكهرباء والإتصالات والخدمات والبنوك والمستشفيات والسفارات والوزارات وغيرها كيف تقوم هذه الشركات والمؤسسات المختلفة بتنفيذ أعمالها وإدارة حسابات الالاف من موظفيها وزبائنها في وقت قياسي ودون أخطاء علي مدار الساعة ، إن إجابة هذا السؤال تكمن في إعتماد تلك الشركات والمؤسسات العالمية والمحلية منذ فترة غير قصيرة علي منظومات إلكترونية وبرامج متطورة وقواعد بيانات موحدة تساعد في تيسير وتنظيم مواردها وعملياتها وأعمالها اليومية وربط الإجراءات والمعاملات الإدارية  بين إداراتها وأقسامها المختلفة والمتباعدة جغرافيا بعضها ببعض بفاعلية ودقة وسرعة، فمثلا بإمكان الشركة أو المؤسسة التي تستخدم مثل هذه المنظومات إنجاز الترقيات لموظفيها بطريقة ألية وفي تاريخ محدد لجميع الموظفين كما أن معاملات إدارية مثل السلفة التي تمنح لموظفي الشركة أو المؤسسة يمكن أن تتم في أقل من ربع ساعة في حال إستيفاء جميع المتطلبات في حين أن الموظف المعني لن يحتاج لمغادرة مكتبه ، مثال أخر هو سهولة إنجاز طلبات الشراء ووصولها مباشرة لقسم المشتريات بعدد قليل من نقرات فأرة الحاسوب. كل ذلك وأكثر يتم بواسطة نظام واحد شامل يطلق عليه منظومة تخطيط الموارد (ERP) وهو اختصار  لكلمة Enterprise Resource Planning وتعني تخطيط  موارد الشركات والمؤسسات ويمكن تعريف منظومة  تخطيط الموارد للشركة  ERP علي أنها مجموعة من البرمجيات المترابطة والتي تم تجربتها مرارا وتكرارا والتي تم تصميمها لتنسيق جميع الموارد  والمعلومات والأنشطة اللازمة لإتمام الإجراءات العملية للشركة مثل المحاسبة والمواد والموارد البشرية والصيانة وتقنية المعلومات والأمن والسلامة وغيرها كل هذه البرمحيات تعمل وتتواصل تلقائيا لضمان الدقة والسرعة في تنفيذ أعمال الشركة علي الوجه الأكمل وعالميا هناك العديد من الشركات الكبري المتخصصة في بناء وتطوير هذه المنظومات ومن بينها شركة أوراكل (Oracle)  التي أنتجت البرنامج الشامل ذائع الصيت الذي يحمل إسمها.

ERP:

كما هومعلوم في شركة الواحة فإن معظم العمليات والإجراءات والمعاملات إما أن تتم يدويا أو بواسطة منظومات إما أن تكون قديمة أو منفصلة وبالتالي فإن حفظ وتخزين البيانات التاريخية والحالية للشركة يتم بأكثر من طريقة وبأشكال مختلفة وفي عدة وسائط متباينة مما يصعب إمكانية الوصول إليها عند الحاجة لذلك فإن إستعمال منظومة ERP علي مستوي الشركة سيغنيها عن إستعمال المنظومات الطرفية المنفصلة والمختلفة المصدر والتكوين والغير قادرة علي التواصل فيما بينها الأمر الذي  سيوحد جميع إجراءات الشركة ويجعلها متوافقة وسريعة ويجعل حفظ جميع معاملاتها الإدارية يتم إلكترونيا وفي الزمن الحقيقي مما يؤدي إلي توحيد مصدر البيانات علي مستوي جميع إدرات الشركة وهو ما يجعل الموظف يقوم بعمله علي الوجه الأكمل ويدعم إتخاذ القرارات علي مستوي الشركة.

إن تطبيق هذه المنظومة سيعزز قدرة الشركة  وموظفيها على إعداد أي تقرير له علاقة بأي نشاط تقوم به الشركة من تقارير مالية أو إقفالات دورية للميزانيات أو تقارير المستخدمين أوالمواد بكفأة عالية وفي وقت قصير نتيجة لتحويل الأعمال الورقية التقليدية إلي إجراءات ألية يسيرها الموظفون بكل سهولة  بعد خضوعهم للتدريب العملي المناسب ومايميز منظومة برامج ERP هي التوثيق الجيد حيث يمكن للشركة أن تطور برامج ERP الفرعية وأن تقوم بربطها معا كما تشاء كما أن منظومة ERP نجحت بفاعلية في القضاء علي إصرار مطوري البرامج التقليدية علي إخفاء طرق عمل برامجهم لأن منظومة ERP تطرح بنية متكاملة تكون جداولها ونوافذها متاحة بشكل مفتوح بل وتطرح أدوات برمجية لاستيراد و تصدير المعلومات و تعديل النوافذ  مع الحفاظ علي إداء وفعالية البرنامج الرئيسي.

فوائد منظومة ERP:

إن ما يجعل أي شركة تتبني تطبيق منظومة  ERP  هو الحاجة لتوحيد كل منظوماتها الفرعية المستقلة ودمجها في قاعدة بيانات مركزية لتكون تحت مظلة نظام واحد متجانس ومن أمثلة الأنظمة الفرعية لمنظومة ERP  نجد منظومة المالية ومنظومة الموارد البشرية ومنظومة المواد وغيرها من المنظومات الخاصة بعمل كل الأقسام والإدارات كل حسب طبيعة عملها وخصوصيتها.

إن هذه المنظومات في السابق وقبل ظهور منظمومة ERP كانت مستقلة عن بعضها البعض ولكل واحدة منها تطبيقاتها الخاصة وقاعدة بياناتها الخاصة بالرغم من وجودها في نفس الشركة فلما جاء نظام ERP وحد هذه الأنظمة ليقلل من البيانات المتكررة وليجعل تشغيل ومتابعة الأنظمة والبرمجيات الفرعية أكثر سهوله ومرونة وهنا يمكن سرد فوائد وميزات منظومة ERP في النقاط الرئيسية التالية:

1.    السرعة والدقة في أداء العمل.

2.    أمكانية تنفيذ الأعمال من أي مكان.

3.    سهولة وسرعة الحصول على المعلومات والبيانات الدقيقة المتعلقة بأعمال الشركة ونشاطاتها وعرضها ومعالجتها وذلك حسب الصلاحيات المعتمدة.

4.    الحد من الإجراءات الورقية والتقليل من الأرشيف الورقي والتوجه إلي البديل الإلكتروني.

5.    ربط جميع الاعمال ذات العلاقة ببعضها البعض والحصول على النتائج بأقل جهد وتخفيض التكاليف.

6.    تخطيط الأعمال وتحديد أولويات العمل بسهولة.

7.    تنفيذ وتفعيل الوصف الوظيفي الذي يحدد المهام والصلاحيات الدقيقة المناطة بكل موظف.

8.    تنمية المهارات وزيادة المعرفة العملية لموظفي الشركة من خلال العمل على نظام واحد متقدم يشمل جميع أقسام ومواقع الشركة.

 

تحديات تنفيذ وتشغيل منظومة ال ERP:

من المتعارف عليه عالميا أن تنفيذ منظومة ERP علي مستوي أي شركة ليس بالأمر الهين لا من ناحية التغيير المتوقع ولا من ناحية الوقت ولا من الناحية المادية لأن الأمر يتمثل أساسا في دمج الدورة المستندية والإجرات الإدارية والقوانين واللوائح النافذة مع التقنية والحاسوب وفق المعايير والمواصفات العالمية ونظرا لذلك فإن تنفيذ هذا الأمر هو تحد بالغ.

إن تنفيذ مثل هذه المنظومة بنجاح يعتمد إعتمادا كليا علي قابلية الشركة وموظفيها للتحديث وإصرارهم علي السير قدما وقدرتهم علي التغلب علي عقلية الخوف من الجديد ومقاومة التطوير والتغيير كما  أن أحد أسباب نجاح هذه المهمة يعتمدا بدرجة كبيرة علي روح الفريق في الشركة والإصرار علي النجاح رغم الصعوبات العديدة فجميع الإختصاصات التقنية والفنية والإدارية والخدمية مطلوبة لنجاح تنفيذ وتشغيل هذه المنظومة وديمومتها.

 إن هذه المنظمومة مثل أي منظمومة أخرى تنمووتتطور بإستمرار بما يلبي إحتياجات الشركة وموظفيها وبالتالي فإن قدرات موظفي الشركة وسرعة تأقلمهم ودعمهم لها هو العنصر الحسم في نجاح هذه المنظومة.

اختر نوع البريد الالكتروني

تصفح العدد 5 من مجلة الواحة

 

اسعار النفط

النوع السعر $
برنت  
دبي  
اورال  
غرب تكساس  
سلة اوبك ( 6-3-2014 ) 104.370

 

المكتبة المرئية